e-Fatura durum kodları nedir, ne anlama gelir?
Birçok işletmenin basılı fatura yerine kullandığı e-Fatura uygulamasında faturanın düzenlenmesinden karşı tarafa teslim edilmesine kadar geçen sürede pek çok işlem gerçekleşir. Süreç içerisindeki her bir işlemin kendine özgü bir kodu vardır ve e-Faturanın o andaki durumunu ifade etmekte kullanılır.
e-Fatura durum kodu nedir?
e-Fatura uygulamasında işletme satmış olduğu mal veya hizmet için elektronik ortamda belge düzenler. İşlemin başlangıcından faturanın alıcıya teslim edilmesine kadar her adımı doğru tanımlamak için özel e fatura durum kodu kullanılır. Böylelikle faturanın güncel durumu, niteliği gibi bilgiler anlık olarak alınabilir.
Ayrıca faturanın düzenlenmesi veya iletilmesi aşamasında ortaya çıkabilecek hatalar durum kodu aracılığıyla bildirilir ve düzeltme şansı elde edilir.
1210 hata kodu, 1215 hata kodu veya 1220 hata kodu gibi sayılarla ifade edilen her bir kod bir hatayı tanımlar. Böylelikle kullanıcı sorunun nerede olduğunu kolaylıkla görür. Sorunun teşhis edilmesi ile çözüm için adım atmak kolaylaşır. e-Fatura kodları kullanıcı dostu bir sistemin oluşumunda kilit rol oynar.
Standart bir e-Fatura kullanıcısının işlemleri sorunsuz yürütebilmesi için e-Fatura durum kodlarını bilmesi yerinde olur. Ancak bilmese bile en azından tüm kodlara kolay erişebilir durumda olması, sorun çıkması durumunda kolaylıkla çözebilmesi için önemlidir. Aksi hâlde karşılaşılması muhtemel bir problemi çözmesi güçleşecektir.
Örneğin 1230 hata kodu oluşan bir e-Fatura işleminde yapılması gerekenler için öncelikle problemin ne olduğunu bilmek gerekecektir. Sayısal olarak ifade edilen her bir kod ile sistem kullanıcısına bir mesaj göndermiş olur. Kod sistemini iyi tanıyan bir kullanıcı ile faturalandırma süreçlerini hızlı ve hatasız yürütmek oldukça kolaydır.
e-Fatura durum kodları
e-Fatura durum kodları ve anlamlarını akılda tutmak zor olabilir. Ancak iyi bir faturalama süreci için bu kodlara ihtiyaç olacağı kesindir. Durum kodları ve ne anlama geldiği aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
1000 – Zarf kuyruğa eklendi
Sistem üzerinden e-Fatura oluşturulması sırasında ilk karşılaşılan koddur. e-Faturanın oluşturulduğu, gönderildiği ve işlem sırası için kuyrukta beklediğini ifade eder. GİB durum kodları işlemleri sunucuların yoğunluğuna göre sonuçlandırılır.
1100 – Zarf işleniyor
Kuyruğa eklenen e-Fatura işlemine ait sıranın geldiğini ve GİB tarafından işleme alındığını bildiren koddur.
1110 – Zip dosyası değil
GİB tarafından bir dosyanın işleme alınabilmesi için .zip formatında olması gerekir. Başka bir formatta gönderilen dosyada herhangi bir işlem yapılmaksızın e-Fatura hata kodları arasından buna uygun olan 1110 kodu ile durum bildirilir. Burada yapılacak işlem, ilgili e-Faturanın .zip uzantılı bir dosya olarak yeniden gönderilmesidir. Ancak faturanın aynı ETTN ile gönderilmesi gerekir.
Bu noktada “ETTN nedir?”, “Faturada ETTN nedir?”, “Fatura ETTN nedir?”, “ETTN ne demek?” gibi sorulara açıklık getirmek yerinde olacaktır. Evrensel Tekil Tanımlama Numarası ifadesinin kısaltılmış hâli olan ETTN, e-Fatura düzenlenirken benzersiz bir numara olarak sistem tarafından atanır. Belirlenmesinde kullanıcının bir tasarrufu söz konusu değildir.
1111 – Zarf ID uzunluğu geçersiz
GİB yani Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleri içerisinde işlenecek olan .zip uzantılı e-Fatura dosyalarının 32 karakterden oluşan ID numarasına sahip olması gerekir. Bu karakter uzunluğuna uygun olmayan dosyalar için 1111 durum kodu bildirimi alınır. Yapılması gereken dosyanın uygun format ve doğru ID ile yeniden gönderilmesidir.
“Fatura ID ne demek?” sorusunu yeri gelmişken burada cevaplamak uygun olabilir. Basılı faturalarda var olan seri ve sıra numaralarının e-Fatura ortamındaki karşılığıdır. İlk üç hanesi birim kod ve devamındaki dört hane ait olduğu yılı temsil edecek şekilde planlanır. Her yıl sıra numarasının 1’den başlayacak şekilde ilerlemesi sağlanmalıdır.
1120 – Zarf arşivden kopyalanamadı
GİB hata kodları arasında bulunan 1120 kodu alındığında faturanın karşıya iletilmediği ve yeniden gönderilmesi gerektiği anlaşılmalıdır.
1130 – Zip açılamadı
Dosyanın açılamadığını ve yeniden gönderilmesi gerektiğini bildiren koddur. Sorun dosyadan veya GİB sistemlerinden kaynaklanabilir.
1131 – Zip bir dosya içermeli
Sistem üzerinden gönderilen .zip uzantılı dosyanın bir fatura içermediği durumda bu kod ile bildirim yapılır. Zarf olarak nitelenen .zip dosyasında e-Faturanın eksik olduğunu ve yeniden gönderilmesi gerektiğini ifade eder.
1132 – XML dosyası değil
Durum kodları arasında 1132 ile ifade edilen ve .zip uzantılı dosyanın içeriğinde yer alan e-Faturanın XML formatında olmadığını anlatan bildirimdir. Sorunu çözmek için dosyanın yeniden gönderilmesi gerekir.
1133 – Zarf ID ve XML dosyasının adı aynı olmalı
Zarf adı verilen .zip uzantılı dosyanın ID numarası ile XML dosyasının farklı karakterlerle ifade edildiği durumu gösteren hata kodudur. 1133 kodu ile alınan bu hatanın çözümü için sorunun giderilerek dosyanın yeniden gönderilmesi gerekir.
1140 – Doküman ayrıştırılamadı
1140 hata kodu ile anlatılmaya çalışılan sorun, zarfın alındığı ancak içeriğine ulaşılamadığı durumdur. Sorunun giderilmesi için zarfın yeniden gönderilmesi gerekir.
1141 – Zarf ID yok
Zarf olarak kullanılan .zip uzantılı dosyanın ID numarası içermediği durumlarda 1141 hata kodu ile durum hakkında bilgi verilir. ID ile ilgili düzenleme yapılarak dosyanın yeniden gönderilmesi problemi çözecektir.
1142 – Zarf ID ve zip dosyası adı aynı olmalı
İki ID arasında uyumsuzluk olduğu durumlarda yani zarf ID numarası ile içeriğindeki sıkıştırılmış dosyanın aynı adı taşımadığı durumlarda bu kod ile bildirim yapılır. Uyumsuzluk giderilip dosyanın yeniden gönderilmesi sorunu çözecektir.
1143 – Geçersiz versiyon
Gönderilen e-Faturanın geçersiz olduğunu ve yeniden gönderilmesi gerektiğini bildiren durum kodudur. “Entegrasyon hatası ne demek?” sorusuna kimi zaman bu kod cevap olur.
1150 – Schematron kontrol sonucu hatalı
“e-Fatura 1150 hata kodu ne demek?” ya da “Schematron kontrol sonucu hatalı ne demek?” sorusu ile karşılaşılan durumlarda GİB tarafından belirlenen kurallara uymayan faturalar akla gelmelidir. Kurallara uyumluluk sağlandıktan sonra faturaları yeniden göndermek 1150 hata kodu ile ilgili sorunun çözümünü sağlar. Schematron kontrol sonucu hatalı olarak yeniden kodlanırsa uyumluluk ile ilgili hususlar yeniden gözden geçirilmelidir.
1160 – XML şema kontrolünden geçemedi
1160 durum kodu ile ifade edilen bu hata GİB tarafından uygulanan şema kontrollerinde bir sorun ile karşılaşıldığını anlatır. 1160 hata kodu alındığında alıcı taraf ile düzenleyenin irtibat sağlaması ve faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.
1161 – İmza sahibi TCKN/VKN alınamadı
e-Fatura düzenlenmesi sırasında imza sahibine ait T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası eksikliklerinde 1161 kodu alınır. Böyle durumlarda belge kontrolü yapılmalı, eksiklik veya hata varsa giderilerek faturanın yeniden gönderilmesi sağlanmalıdır.
1162 – İmza kaydedilemedi
Faturadaki imzanın kaydedilmediği durumlarda bu hata kodu alınır. Çözüm için imza kontrolünün yapılması ve devamında yeniden gönderilmesi sağlanmalıdır.
1163 – Gönderilen zarf sistemde daha önce kayıtlı olan bir faturayı içermektedir
Gönderilen dosyanın sistemde daha önce kayıtlı olan bir dosya olduğu 1163 hata kodu ile bildirilir. Bu durumda fatura yeniden gönderilmemeli ve önceki işlemin sağlaması yapılmalıdır.
1170 – Yetki kontrol edilmedi
Faturanın yeniden gönderilmesi gereken bir hata kodudur.
1171 – Gönderici birim yetkisi yok
Gönderici birimin yetkisiz olduğu veya tanımlanmamış olduğu durumlarda 1171 hata kodu alınır. Gerekli yetkilendirme ve düzeltme yapılarak yeniden gönderilmesi gerekir.
1172 – Posta kutusu yetkisi yok
1171 kodu ile alınan hata benzeri bir durumdur. Aynı adımların atılması sorunu çözer. PK olarak tanımlanmış olması gereken posta kutusu etiketinde GB’nin tanımlı olması bu sonucu doğurur. “PK nedir?” sorusunun yanıtı alıcının ekstra kontrol talebi ile oluşan kod olarak verilebilir.
1175 – İmza yetkisi kontrol edilemedi
e-Faturanın alıcısı konumunda bulunan müşterinin ekstra kontrol talebi bulunması hâlinde 1175 durum kodu oluşabilir. Bu durum kodu alınan faturanın yeniden gönderilmesi gerekir. “YD nedir?” sorusu kimi durumlarda yetkili düzenleyicinin tanımlanmaması olarak cevaplanır.
1176 – İmza sahibi yetkisiz
Düzenleyicinin e-İmzasının sistem tarafından kabul görmediği durumlarda 1176 hata kodu alınır. Kontrol sağlanıp yeniden gönderilmesi gerekir.
1177 – Geçersiz imza
İmza doğrulamasının geçersiz olduğu durumlarda 1177 hata kodu alınır. Kontroller sağlanıp faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.
1180 – Adres kontrol edilmedi
Gerekli kontrollerin ardından e-Faturanın yeniden gönderilmesini gerektiren bir hata kodudur.
1181 – Adres bulunamadı
1181 hata kodu alındığında alıcı ve satıcı tarafın adresleri kontrol edilerek belge yeniden gönderilmelidir.
1182 – Kullanıcı eklenemedi
Gerekli kontrollerin ardından fatura yeniden gönderilmelidir.
1183 – Kullanıcı silinemedi
Bu hata kodunun oluştuğu durumlarda gerekli kontroller yapılmalı ve belge yeniden gönderilmelidir.
1190 – Sistem yanıtı hazırlanamadı
Sistemsel bir sorun dolayısıyla yapılamayan işlemin tesis edilebilmesi için belgenin yeniden gönderilmesi gerekir.
1195 – Sistem hatası
1195 GİB durum kodu oluştuğunda Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine dair bir problemin varlığından söz edilebilir. 1195 hata kodu sonrasında sorunun çözümü için düzenlenen e-Faturanın yeniden gönderilmesi gerekir. e-Fatura 1195 hata kodu çoğu zaman kullanıcıdan kaynaklanmayan sistemsel bir problemdir.
1200 – Zarf başarıyla işlendi
Kontrollerin başarılı bir şekilde tamamlanmasının ardından 1200 kodu ile sonuç bildirilir.
1210 – Doküman bulunan adrese gönderilemedi
Faturanın alıcısına ulaştırılamadığını gösteren bu kod alındığında süreç izlenmeli ve yeniden gönderimlerin ardından kodun değişip değişmediğine dikkat edilmelidir. Sistemin 3 defa daha deneyeceği gönderim işlemlerinin sonucunda beklenen bildirim 1215, 1220, 1230 veya 1300 durum kodlarına dönüşmesidir.
1215 – Doküman gönderimi başarısız. Tekrar gönderme sonlandı
1210 kodu ile başarısız gönderim ile sonuçlanan denemelerin ardından neticenin yine başarısız olması hâlinde 1215 durum kodu bildirimi yapılır. Bu aşamadan sonra faturanın yeniden gönderilmesi gerekir.
1220 – Hedeften sistem yanıtı gelmedi
“Hedeften sistem yanıtı gelmedi” olarak adlandırılan e-Fatura 1220 hata kodu, 2 gün içerisinde güncellenerek değişime uğramalıdır. Aksi hâlde faturanın alıcısı konumundaki müşteri ile temasa geçilmesi yerinde olacaktır. Bu kod alındığında fatura yeniden gönderilmez ve kodun 1230 veya 1300’e değişmesi beklenir.
1230 – Hedeften sistem yanıtı başarısız geldi
1220 kodlu “Hedeften sistem yanıtı gelmedi” durumunda sonucun olumsuza evrildiği durumdur. İade sürecinin başlatılması gerekmez. Ancak faturayı yeniden göndermek için adım atılmalıdır.
1300 – Başarıyla tamamlandı
Düzenlenen e-Fatura sürecinin eksiksiz tamamlandığı ve alıcı tarafa sorunsuz iletildiği anlamına gelen koddur.